Цими Правилами АБОНЕНТ погоджується, що відносини в сфері документообігу між АБОНЕНТОМ та ЛІЦЕНЗІАРОМ (далі – Сторони) будуть здійснюватися шляхом організації електронного документообігу з використанням системи «ДОКУМЕНТ.ОНЛАЙН» (https://document.online) «ВЧАСНО» (https://vchasno.ua).
Ці правила розроблені відповідно до Цивільного кодексу України, законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», від 02 жовтня 1992 року № 2657-XII «Про інформацію», від 05 липня 1994 року № 80/94-ВР «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» та визначають основні засади обміну електронними документами між Сторонами з використанням кваліфікованого електронного підпису.
Система «ДОКУМЕНТ.ОНЛАЙН»/«ВЧАСНО»
Програмно-апаратний комплекс, призначений для оброблення, відправлення, передачі, одержання існуючими каналами зв’язку (зокрема мережі Інтернет) електронних документів, а також їх зберігання та використання, що здійснюється із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (далі – Система).
Кваліфікований електронний підпис (КЕП)
Удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, що дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис. КЕП має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.
Електронні документи (далі – Е-документи)
Належно оформлені документи, інформація в яких зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, які передбачені чинним законодавством. Накладанням КЕП завершується створення електронного документа.
Кваліфікована електронна позначка часу
Електронні дані, які пов'язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу. Кваліфікована електронна позначка часу має презумпцію точності дати та часу, на які вона вказує, та цілісності електронних даних, з якими ці дата та час пов'язані.
Інші терміни в цих Правилах вживаються у значеннях, наведених в Законі України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» та інших нормативно-правових актах з питань електронного документообігу.
1.1. Сторони зобов’язуються самостійно та за власний кошт вжити необхідних заходів для переходу на обмін Е-документами, зокрема, забезпечити виготовлення (отримання) кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів для відповідальних осіб.
1.2. Кожна Сторона зобов’язана щоденно слідкувати за надходженням Е-документів в Системі та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку та підписання. Сторона яка здійснює надсилання Е-документа вважається Відправником, а Сторона яка здійснює отримання Е-документа, вважається Одержувачем.
1.3. Використання кваліфікованої електронної позначки часу під час підписання Е-документів є обов’язковим.
2.1. Підготовка Е-документів здійснюється відповідною Стороною і в строки, встановлені умовами Договору. До моменту передачі іншій Стороні, Відправник зобов’язаний належним чином скласти новий та/або перевірити отриманий E-документ та підписати його з використанням КЕП. Перевірка факту підписання відповідною Стороною конкретного E-документа, здійснюється шляхом перевірки КЕП її уповноваженої особи.
2.2. E-документи вважаються підписаними і набирають чинності з моменту іх підписання Сторонами.
2.3. E-документи вважаються підписаними і набирають чинності у разі ненадання Одержувачем у визначені Договором терміни обґрунтованої відмови (заперечення) до Е-документа.
2.4. Скасування раніше підписаного E-документа, здійснюється виключно шляхом складання та підписання Сторонами Акта про анулювання E-документа.
2.5. У випадку, коли Договором не встановлено строків підписання конкретних E-документів, Сторони погодили, що строк підписання таких документів становить 5 (п’ять) робочих днів з дати їх надіслання.
2.6. У випадку втрати Е-документа однією із Сторін, інша Сторона, яка зберігає власний примірник Е-документа, за зверненням іншої сторони може надати його доступними електронними каналами зв’язку, або на носії електронної інформації.
2.7. Якщо при звірці Сторонами E-документів будуть виявлені розбіжності, то за замовчуванням будуть застосовуватися наступні умови чинності E-документів:
- юридичну силу буде мати той E-документ, який був першим підписаний Сторонами (у випадку наявності кількох різних E-документів по одній і тій самій господарській операції). Е-документи, що не мають юридичної сили, повинні бути скасовані відповідно до пункту 2.4 цих Правил;
- E-документ, який набув чинності згідно умов цих Правил, зберігає чинність до моменту його анулювання Сторонами згідно п. 2.4. цих Правил;
- за результатами конкретної господарської операції пріоритетну юридичну силу матиме чинний E-документ, при наявності за цією ж операцією однорідних/аналогічних по суті документів, складених в письмовій (друкованій) формі, незалежно від дати їх оформлення;
- КЕП за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки).
2.8. Сторони домовилися, що E-документи, складені з урахуванням цих Правил, мають повну юридичну силу, породжують права та обов’язки для Сторін, можуть бути представлені до суду в якості належних доказів та визнаються рівнозначними документам, що складаються на паперовому носії. Підтвердження передачі документів в Системі (відправлення, отримання, тощо) вважається легітимним підтвердженням фактичного прийому-передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування.
3.1. З метою забезпечення безпеки обробки та конфіденційності інформації Сторони зобов’язані:
- не допускати появи в комп’ютерному середовищі, де використовується сторонами Системи (https://document.online, https://vchasno.ua.) комп’ютерних вірусів і програм, що можуть призвести до збоїв Системи або неможливості її використання;
- не знищувати та / або не змінювати архіви E-документів;
- не використовувати для підписання E-документів скомпрометовані особисті ключі.
4.1. У випадку неможливості виконання зобов’язань за цими Правилами, Сторона зобов’язана повідомити про це іншу Сторону протягом 24 (двадцяти чотирьох) годин.
4.2. Сторони самостійно забезпечують збереження на своїх комп’ютерах Е-документів та програмного забезпечення, яке використовується для їх обміну, а саме засобами Системи.
4.3. Формування, блокування, поновлення та скасування кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів, здійснюється виключно кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг. Сторони зобов’язані повідомити одна одну про наявність вищевказаних обставин у строк, що не перевищує 5 (п’ять) робочих днів з моменту виникнення таких обставин.
4.4. АБОНЕНТ зобов’язаний не пізніше ніж за місяць до очікуваної події повідомити ЛІЦЕНЗІАРА про неможливість подальшого використання Системи для обміну Е-документами, та здійснити всі розрахунки по Договору.
4.5. При вирішенні всіх інших питань, пов’язаних з електронним документообігом, які не врегульовані даними Правилами, Сторони керуються положеннями Договору та чинного законодавства України.
4.6. Будь-які спірні питання, які можуть виникнути щодо реалізації даних Правил та Договору або у зв’язку з їх виконанням, ЛІЦЕНЗІАР та АБОНЕНТ вирішують шляхом проведення переговорів та виключно за наявності письмової заяви АБОНЕНТА, яка може бути передана засобами телекомунікаційного зв’язку з дотриманням законодавства у сфері електронного документообігу. Досудовий порядок врегулювання спору є обов’язковим. У випадку, якщо згоди по спірним питанням шляхом переговорів не може бути досягнуто, ці питання підлягають вирішенню відповідно до чинного законодавства України.
4.7. З усіх питань, не врегульованих в тексті даних Правил, Сторони керуються чинним законодавством України.